Büro elemanı başvurusu yapmak isteyen adayların bu meslek hakkında bilgi sahibi olması gerekir. Meslek hakkında bilgi edinmek mesleğe uygun olup olmadığınızı görmeyi sağlar. Büro elemanı hakkındaki her şey İşin Olsun’da!
Büro elemanı nedir?
Büro elemanı, bir işletmenin günlük işlerini yöneten ve ofis ortamında çalışan personeldir. Büro elemanları olmak isteyen adayların etkili bir iletişim becerisine sahip olması önemlidir. Düzenli ve sistemli çalışma ortamı da bu mesleğin önemli bir parçasıdır. Ofis içerisinde çeşitli görevlere yerine getirdiği için işleri eş zamanlı yürütebilme kabiliyetine da sahip olması gerekir.
Büro elemanı ne demek sorusunun cevabı ofis ortamında çalışan ve dosyalama, telefona cevap verme, tüm yazışmaların ve belgelerin düzenlenmesini ve işin tamamlanmasını diğer büro işleri gibi idari görevleri yerine getiren kişi denilebilir.
Ofis elemanları, çalıştığı şirket veya kuruluşlar tarafından ticari tüm işlemlerinden sorumlu olarak bu işlemleri kolaylaştırmak için istihdam edilir. Büro elemanları, kayıtların düzenlenmesinden, muhafaza edilmesinden ve müşteri hizmetlerinin sağlanmasından sorumlu olan kişidir.
Büro elemanı ne iş yapar?
Büro elemanı görevleri açısından değerlendirildiğinde özel ve kamu tesisleri arasında farklılıklar görülür. Özel şirketlerde çalışan büro elemanları, şirketin günlük işlerini organize eder, evrakları düzenler ve tamamlar, şirket içerisindeki tüm işleri bilgisayarlar üzerinden yürütür. Kamu tesislerinde çalışan büro elemanları ise idari çalışanlar, kayıt ve raporlama, başvuruların kabul edilmesi, ofis telefonuna gelen çağrıların cevaplanması gibi görevleri yerine getirir. Büro elemanları, valilikte de görev alabilir. Başvuru ve idari işlemlerden sorumlu olabilir. Nüfus müdürlüğünde katip olarak çalışan bir kişi, kimlik bilgilerinin güncellenmesi, kayıt işlemleri gibi çeşitli görevlerden sorumludur.
Ofis çalışanları kendilerine verilen görevleri zamanında ve eksiksiz olarak tamamlaması gerekir. Günlük işlerin kesintisiz olarak tamamlanmasına yardımcı olan ofis personelinin görevlerini özenli ve disiplinli bir şekilde yerine getirmesi beklenir. Büro elemanı ne iş yapar sorusu bu alanda çalışmak isteyen adaylar için önemli bir sorudur. Temel görevler şu şekilde sıralanabilir:
- Gelen başvuruları kabul eder,
- İstenen bilgileri bilgisayara aktarma ve dosyalama işlemlerini gerçekleştirir,
- Günlük yazışmaları hazırlar, değerlendirir ve gerekli cevapları verir,
- Raporlar hazırlayıp sunar,
- Ofis içinde yer alan fotokopi ya da faks makinelerini, kişisel bilgisayarları ve sesli posta sistemlerini kullanır,
- Gelen postaları açma, sıralama ve dağıtma, yazışmaları cevaplamak ve giden postaları hazırlama gibi işlerden sorumlu olur,
- Faturaların, politikaların, çeklerin, sözleşmelerin ve faturaların düzenlenmesini yapar,
- Ofise gelen misafirleri karşılar,
- Toplantıların planlanması, programlanması ve organizasyonunu gerçekleştirmek üzerine çalışmalar yapar,
- Çeşitli dokümanların düzenlenmesi, dosyalanması ve arşivlenmesinden sorumlu olur,
- Ofis malzemelerinin yönetiminin sağlanmasında ve ofis içerisindeki eksiklikleri belirleyerek sipariş edilmesine yardımcı olur.
Büro elemanı olmak için gerekenler konusunda ise bu görevleri yerine getirebilmek için temel bilgisayar kullanımı ve MS Office kullanmak önemlidir. Çeşitli MS Office programlarını kullanmak bu sektörde kişinin görevlerini yerine getirirken avantaj sağlar.
Büro elemanı olmak için hangi eğitimleri almak gerekir?
Bu mesleği yapmak için üniversitelerin istenilen bölümlerinden mezun olmak veya bu meslek için verilen mesleki kurslara katılarak sertifikaya sahip olmak gerekir. Büro elemanı görev tanımı ofis içinde pek çok şeyden sorumlu olan kişileri ifade eder. Adayların bu görevleri yapabilmesi için gerekli eğitimlere sahip olması gerekir.
İlgili alanda eğitim ve sertifikalara sahip olmak önemlidir. Büro elemanlarının en az lise diplomasına veya lise diplomasına denk bir eğitime sahip olması gerekir. İletişim becerileri ve insanlarla olan ilişkilerini iyi kurabilme yeteneği, temel bilgisayar bilgisi ve ofis yazılımlarını kullanabilme yeteneği, organizasyon yeteneği ve detaylara dikkat, iş disiplini ve zaman yönetimi becerileri gibi niteliklere sahip olması gerekir.
Bazı kurumlar adayların ilgili Büro Yönetimi ve Büro Elemanı Yönetici Asistanlığı diplomasına sahip olmalarını şart koşarken bazı kurumlarda ise bu şart aranmaz. Bilgisayar kullanma konusunda yetkin olmak önemlidir. Büroda çalışmayı düşünenler ilgili alanda ön lisans eğitimlerine katılabilir. Halkla İlişkiler, Büro Yönetimi ve Yönetici Asistanlığı, Büro Yönetimi ve Sekreterlik Hizmetleri gibi bölümlerden mezun olan kişiler, meslekte yükselme şansına sahip olabilir.
Büro elemanı çalışma ortamı ve koşulları?
Büro elemanları genellikle ofislerde çalışırlar. Büro elemanlarının ofis ortamında çalışması konforlu bir alan sunar. Büro ofisleri, sessiz bir ortamdan oluşur. Büro elemanları ofis içinde bilgisayarlar, yazıcılar, işlemciler ve diğer ofis ekipmanları kullanır. Büro elemanının çalışma saatleri standart mesai sürelerini kapsar. Fakat büro elemanı iş ilanları özelinde çalışma saatleri değişim gösterebilir. İsinolsun.com’u ziyaret ederek büro personel iş ilanlarının açıklamalarından bu bilgilere ulaşabilirsin.
Çalışma saatleri içerisinde büro elemanları maaşları mesai, prim ve yemek ücretlerine de sahip olarak tecrübesine göre değişiklik gösterebilir. Büro elemanlarının çalışma koşulları, ihtiyaçlara ve eğitim kurumunun yapısının niteliğine göre değişiklik gösterebilir. Büro elemanlarının bir hukuk bürosunda çalışması durumunda iş yoğunluğu ve çalışma saatleri farklılık gösterebilir. Bu mesleğin sana uygun olduğunu düşünüyorsan ilgili alanda yayınlanan İstanbul, İzmir, Ankara ön büro elemanı iş ilanlarına isinolsun.com’dan ulaşabilirsin.