Defter beyan sistemi nedir, başvuru nasıl yapılır?

Defter Beyan Sistemi, Türkiye’de vergi süreçlerini dijitalleştirmek amacıyla Gelir İdaresi Başkanlığı (GİB) tarafından geliştirilen bir elektronik muhasebe platformudur. Serbest meslek erbabı, işletme hesabı esasına göre defter tutan mükellefler ve basit usule tabi mükellefler için tasarlanan bu sistem, muhasebe kayıtlarının elektronik ortamda tutulmasını, defterlerin oluşturulmasını, saklanmasını ve vergi beyannamelerinin dijital olarak verilmesini sağlar. 17 Aralık 2017 tarihinde yayımlanan 486 Sıra No.lu Vergi Usul Kanunu Genel Tebliği ile yürürlüğe giren sistem, 2018 ve 2019 yıllarında kademeli olarak zorunlu hale geldi. Sisteme dair daha fazlası İşin Olsun Blog’ta!

Defter beyan sistemi kimleri kapsar?

Defter Beyan Sistemi’ni kullanmakla yükümlü olan mükellef grupları şunlardır:

• Serbest Meslek Erbabı: Serbest meslek faaliyetinden gelir elde edenler (örneğin, doktorlar, avukatlar, mali müşavirler).
• Basit Usule Tabi Mükellefler: Belirli gelir ve iş hacmi kriterlerine göre basit usulde vergilendirilen esnaf ve sanatkarlar.
• İşletme Hesabı Esasına Göre Defter Tutan Mükellefler: İşletme hesabı esasıyla muhasebe kaydı tutan küçük ve orta ölçekli işletmeler.
• Noterler: Noterlik faaliyetine ilişkin kayıtlarını sistem üzerinden tutmak zorundadır.
• Serbest Meslek Kazanç Defteri Yanında Bilanço Esasına Göre Defter Tutanlar: Bu mükellefler, serbest meslek faaliyetlerine ilişkin kayıtlarını 1 Ocak 2018’den itibaren sistem üzerinden tutmaktadır.

Not: Bilanço esasına göre defter tutanlar, kurumlar vergisi mükellefleri ve yalnızca ücret, menkul sermaye iradı veya gayrimenkul sermaye iradı gibi gelir türlerinden kazanç sağlayanlar bu sistemi kullanamaz.

Sistemin amacı ve avantajları

Defter Beyan Sistemi, vergi süreçlerini dijitalleştirerek hem mükellefler hem de devlet için kolaylık sağlamayı hedefler. Başlıca avantajları şunlardır:

• Zaman ve Maliyet Tasarrufu: Defter tasdiki, kağıt kullanımı ve fiziksel arşivleme giderlerini ortadan kaldırır.
• Erişilebilirlik: İnternet bağlantısı olan her yerden sisteme erişim sağlanabilir.
• Hata Azaltma: Beyannameler sistem tarafından otomatik hesaplanarak hata riski en aza indirilir.
• Güvenlik: Gelişmiş güvenlik protokolleriyle kullanıcı verileri korunur.
• Bürokrasinin Azalması: Elektronik belge düzenleme (e-fatura, e-serbest meslek makbuzu) ve beyanname gönderimi ile işlemler hızlanır.
• Kayıt Dışı Ekonomi ile Mücadele: Şeffaf kayıt tutma sayesinde kayıt dışı faaliyetlerin tespiti kolaylaşır.
• Çevre Dostu: Kağıt kullanımını azaltarak sürdürülebilirliğe katkıda bulunur.

Güncel durum ve yenilikler (2025)

Gelir İdaresi Başkanlığı, Defter Beyan Sistemi’ni sürekli geliştirmektedir. 2025 itibarıyla sistemde yapılan son güncellemeler şunlardır:

• Kullanıcı Arayüzü İyileştirmeleri: Daha kullanıcı dostu bir arayüzle işlem kolaylığı sağlanmıştır.
• İşlem Hızı Artışı: Sistem performansını artıran teknik güncellemeler yapılmıştır.
• Güvenlik Protokolleri: Veri güvenliğini güçlendiren yeni şifreleme ve doğrulama yöntemleri entegre edilmiştir.
• Genişletilmiş İşlem Türleri: Sistem üzerinden yapılabilen belge ve beyanname türleri artırılmıştır.
• Yapay Zekâ ve Makine Öğrenmesi Planları: Gelecekte, sistemin yapay zekâ destekli analizlerle daha akıllı hale getirilmesi planlanmaktadır.
• Z Raporu Entegrasyonu: İşletme hesabı esasına tabi mükellefler için Z raporlarının Excel formatında sisteme kolayca yüklenebilmesi sağlanmıştır.

Defter beyan sistemine başvuru nasıl yapılır?

Defter Beyan Sistemi’ni kullanmak isteyen mükelleflerin, sistemi kullanmaya başlayacakları takvim yılından önceki ayın son gününe kadar (31 Aralık) başvuru yapmaları gerekmektedir. Başvuru süreci şu adımları içerir:

1. Gerekli Hazırlıklar:
   • Geçerli bir e-posta adresi ve telefon numarası.
   • e-Devlet şifresi, mobil imza veya elektronik imza.
2. Başvuru Adımları:
   • Gelir İdaresi Başkanlığı’nın resmi web sitesi (www.defterbeyan.gov.tr) üzerinden “Sisteme Giriş” sekmesine gidin.
   • e-Devlet şifresi, TCKN ve şifre veya kullanıcı kodu ile giriş yapın. Şifre, vergi dairesinden veya noter aracılığıyla temin edilebilir.
   • “Başvuru” sekmesine tıklayın ve “Kendim için başvuru yapacağım” veya “Mükellefim için başvuru yapacağım” seçeneğini seçin.
   • Gerekli bilgileri (kişisel ve işletme bilgileri) doldurun.
   • Damga vergisi sürekli mükellefiyseniz “Damga Vergisi Defteri” seçeneğini işaretleyin.
   • “Defter Beyan Sistemi kullanım koşullarını okudum, kabul ediyorum” kutusunu işaretleyin.
   • Başvuruyu önizleyin, dilerseniz çıktısını alın ve “Başvuru” butonuna tıklayarak işlemi tamamlayın.

Alternatif Başvuru: Mükellefler, bağlı oldukları vergi dairesine bizzat veya meslek mensupları aracılığıyla da başvuru yapabilir. Aracılık ve sorumluluk sözleşmesi imzalayan meslek mensupları, mükellef adına işlemleri yürütebilir.

Noterler için Özel Durum: Noterler, 1 Ocak 2019’dan önceki ayın son gününe kadar başvuru yapmak zorundadır.

Sisteme giriş ve kullanım

Sisteme giriş için:

• Web Adresi: www.defterbeyan.gov.tr
• Giriş Yöntemleri: TCKN ve şifre, kullanıcı kodu veya e-Devlet kimlik doğrulama yöntemleri.
• Şifre Alma: Şifre, vergi dairesinden teslim tutanağı karşılığında kapalı zarfta alınabilir.

Sistem üzerinden yapılabilen işlemler:

• Gelir, gider, stok, sabit kıymet ve çalışan kayıtlarının tutulması.
• Defterlerin (örneğin, işletme defteri, serbest meslek kazanç defteri) elektronik ortamda oluşturulması ve saklanması.
• Vergi beyannameleri (Yıllık Gelir Vergisi, KDV, Geçici Vergi, Muhtasar, Prim Hizmet, Damga Vergisi), bildirim ve dilekçelerin hazırlanması ve gönderilmesi.
• E-fatura, e-serbest meslek makbuzu gibi belgelerin düzenlenmesi (zorunlu değildir).

Yıllık gelir vergisi beyannamesi nasıl doldurulur?

Yıllık Gelir Vergisi Beyannamesi doldurma adımları:

1. Sisteme giriş yapın.
2. Sol menüden “Muhasebe Bilgileri” > “Hesap Özeti” seçeneğine tıklayın.
3. Beyanname dönemine ait tarih aralığını seçip “Oluştur” butonuna tıklayın.
4. Hesap özetini kontrol edin ve doğruysa “Kaydet”e tıklayın.
5. Sol menüden “Beyannameler” > “Yıllık Gelir Vergisi” seçeneğine gidin.
6. Gerekli bilgileri doldurup “Beyanname Oluştur”a tıklayın.
7. “Genel Bilgiler” sekmesinde bilgileri kontrol edin, sosyal güvenlik ve teşvik bilgilerini ekleyin.
8. “Onayla ve Kaydet” butonuna tıklayarak beyannameyi gönderin.

Hatalı kayıtların düzeltilmesi

Hatalı kayıtlar, tebliğde belirtilen süreler içinde düzeltilebilir:

• Süre Sınırı: Hatanın olduğu aya ait KDV beyannamesinin verilmesi gereken son güne kadar. Takvim yılının son ayına ait kayıtlar için ise gelir vergisi beyannamesinin verilmesi gereken son gün (basit usul için 25 Şubat, diğerleri için 25 Mart).
• Düzeltme Adımları:
  1. “Beyannameler” sekmesinden beyanname türünü seçin ve “Oluştur”a tıklayın.
  2. Bilgileri düzeltip “Onayla ve Kaydet”i seçin.
  3. “Mali Müşavir İşlemleri” > “Beyanname İşlemleri” > “Paket Gönderilecek” seçeneğine gidin ve “Gönder”e tıklayın.
  4. “İşlemler” > “Özel Onayla” > “Beyanname Onay” bölümünde gerekli alanları doldurun ve “Onayla”ya tıklayın.

Fiyat farkı ve Z raporu işleme

• Fiyat Farkı: Basit usule tabi mükellefler, “Muhasebe Bilgileri” > “Gelir Ekle” > “Belge Bilgisi” > “Diğer” > “Gelir Kalemleri” yolunu izleyerek fiyat farkı kaydını işleyebilir.
• Z Raporu: İşletme hesabı esasına tabi mükellefler, Z raporlarını GİB’in sağladığı Excel şablonuna uygun olarak hazırlayıp “Muhasebe Bilgileri” > “Toplu Gelir Belgesi Ekle” > “İşletme Z Raporu Veri Formatı” bölümünden sisteme yükleyebilir.

Dönem başı emtia kaydı

Dönem başı emtia kaydı için:

1. “Mali Müşavir İşlemleri” > “Mükellef Yönetimi”ne gidin.
2. Mükellefi seçip “Muhasebe Bilgileri” > “Gider Ekle”ye tıklayın.
3. Belge türü olarak “Zaruri Olmayan Giderler”, gider kayıt türü olarak “Ticari Mal Alımı”, alt türü olarak “Dönem Başı Emtia” seçin.
4. Tutarı ve açıklamayı girip “Satır Ekle” ve “Kaydet”e tıklayın.

Sorumluluklar ve yaptırımlar

• Mükellef Sorumluluğu: Sistemi doğrudan kullanan mükellefler, kayıtların doğruluğundan ve beyannamelerle uyumundan sorumludur.
• Meslek Mensubu Sorumluluğu: Aracılık ve sorumluluk sözleşmesiyle işlem yapan meslek mensupları, kayıtların belgelere uygunluğundan ve beyannamelerin doğruluğundan mükellefle birlikte müteselsilen sorumludur.
• Yaptırımlar: Kayıt tutmama veya yanlış kayıt gibi durumlarda, 2025’te belirlenen cezalar uygulanabilir (örneğin, defter tutmama cezası 2,400 TL).

Önemli tarihler ve hatırlatmalar

• Başvuru Son Tarihi: Sistemi kullanmaya başlayacak yılın 31 Aralık’ına kadar.
• Beyanname Teslim Tarihleri:
  • Basit usul mükellefler için Yıllık Gelir Vergisi: 25 Şubat.
  • Diğer mükellefler için: 25 Mart.
• Kayıt Süreleri: Basit usule tabi mükellefler, üçer aylık alış-gider ve satış-hasılat kayıtlarını izleyen ayın sonuna kadar sisteme girmelidir.

Sıkça sorulan sorular

1. Defter Beyan Sistemi zorunlu mu?
Evet, serbest meslek erbabı, işletme hesabı esasına ve basit usule tabi mükellefler için zorunludur.

2. E-belge düzenlemek zorunlu mu?
Hayır, e-fatura veya e-serbest meslek makbuzu düzenlemek isteğe bağlıdır.

3. Sistemde kayıtlar nasıl saklanır?
Kayıtların muhafaza yükümlülüğü GİB’e aittir. Mükellefler, ihtiyaç halinde kayıtlarını dijital ortamda yedekleyebilir.

4. Alt kullanıcı nasıl eklenir?
SGK’lı çalışanı olan mükellefler, SGK kayıtlarıyla eşleşme sağlandıktan sonra alt kullanıcı ekleyebilir.

Vergi dilimleri ve gelir vergisi hesaplaması nasıl yapılır konusu hakkında merak ettikleriniz varsa, yazımızı mutlaka okumalısınız.