İşletmenin büyümesi, kâr etmesi ve en önemlisi sürdürülebilir bir başarı yakalaması için kritik öneme sahip konuların başında stok yönetimi geliyor. Deponda ne kadar mal var, hangisi ne zaman bitecek, ne kadarına ihtiyacın var gibi soruların cevabını bilmek, seni rakiplerinin bir adım önüne taşıyacak. Çünkü kötü stok yönetimi, ya elinde satamayacağın kadar çok ürün birikmesine (ve sermayenin bağlanmasına) ya da müşterine “maalesef şu an elimizde yok” demene neden olur. İşte bu makalede, işinin mutfağı olan stok yönetimini adım adım anlatıyoruz!
Stok yönetimi nedir?
Stok yönetimi, doğru ürünü, doğru zamanda, doğru miktarda ve doğru maliyetle bulundurmak için yapılan tüm planlama, organizasyon ve kontrol süreçleridir. En basit tabirle, işlerinin aksamaması ve müşterilerinin taleplerinin her zaman karşılanabilmesi için elindeki ürün, hammadde veya yarı mamul miktarını sürekli takip etme ve optimize etme sanatıdır.
- Neden Önemli? İyi bir stok yönetimi, sermayenin atıl kalmasını engeller, depo maliyetlerini düşürür ve en önemlisi stok tükenmesi (out-of-stock) riskini sıfıra indirerek müşteri memnuniyetini maksimize eder.
- Temel Amaç: Minimum maliyetle maksimum hizmet seviyesi sunmaktır. Bu, sadece ürün saymak değil; aynı zamanda talebi tahmin etmek, tedarik zincirini yönetmek ve riskleri öngörmektir.
işinin ehli bir stok sorumlusu arıyorsanız isinolsun.com platformuna hızlıca bir ilan çıkabilirsiniz.
Stok yönetimi nasıl yapılır?
Etkili bir stok yönetimi yapmak için öncelikle mevcut stokunu, geçmiş satış verilerini ve gelecekteki talep tahminlerini analiz etmeli, sonrasında ise bir stok kontrol sistemi (örn: EOQ, JIT) belirleyip düzenli sayım ve denetimlerle bu sistemi desteklemelisin. Stok yönetiminin temeli, doğru kararları vererek eldeki envanteri sürekli olarak optimize etmektir.
İşte sana adım adım uygulayabileceğin temel süreçler:
1. Talep tahmini yapmak
Gelecekte ne kadar ürüne ihtiyacın olacağını tahmin etmek, stok yönetiminin en kritik adımıdır.
- Geçmiş Verileri Kullan: Son 6 ayın veya 1 yılın satış trendlerini, mevsimsel dalgalanmaları ve özel gün etkilerini (Black Friday, bayramlar vb.) incele.
- Pazar Araştırması: Rakiplerinin stratejilerini ve sektördeki genel eğilimleri takip et.
2. Kritik stok seviyelerini belirlemek
Her ürün için ne zaman sipariş vermen gerektiğini belirleyen eşik değerleri (limitler) tanımlamalısın.
- Asgari Stok (Emniyet Stoğu): Tedarik süresi gecikirse veya talep beklenenden fazla olursa işini kurtaracak minimum stok miktarıdır. Bu stok seviyesine dokunmamaya çalışmalısın.
- Azami Stok: Depo kapasiteni, taşıma ve sigorta maliyetlerini göz önünde bulundurarak belirlediğin, elinde bulundurabileceğin en yüksek ürün miktarıdır.
3. Stok kontrol sistemini seçmek
İşletme modeline uygun bir metodoloji seçerek envanterini sürekli olarak yönetmelisin.
- EOQ (Ekonomik Sipariş Miktarı): Sipariş verme ve elde tutma maliyetlerini minimuma indiren ideal sipariş miktarını hesaplamaktır.
- JIT (Tam Zamanında, Just-In-Time): Stoğu mümkün olduğunca düşük tutarak, ihtiyaç duyduğun malzemeyi tam gerektiği zamanda tedarik etmeyi hedefler. Daha çok üretim odaklı işletmeler için uygundur.
4. Düzenli sayım ve takip yapmak
Sisteminle fiziki stok arasındaki tutarsızlıkları gidermek için düzenli olarak sayım yapmalısın.
- Dönemsel Sayım: Belirli aralıklarla (aylık, üç aylık) tüm stoğu saymak.
- Döngüsel Sayım (Cycle Counting): Tüm stoğu bir kerede saymak yerine, gün içinde küçük gruplar halinde veya sadece yüksek değerli (A Sınıfı) ürünleri daha sık saymaktır. Bu, iş akışını daha az böler.
Stok yönetimi uygulamaları neler?
Stok yönetimini başarılı bir şekilde yürütmek için kullanabileceğin, zamandan ve hatadan tasarruf sağlayan uygulamalar ve teknikler mevcuttur. Bu uygulamalar, verimliliğini doğrudan artırır ve kârlılığını olumlu etkiler.
a. ABC analizi
ABC analizi, elindeki ürünleri değer ve satış hacmine göre sınıflandırarak, yönetime ayıracağın çabanın önceliklerini belirlemeni sağlar. Bu sayede en değerli ürünlerine daha fazla odaklanırsın.
- A Sınıfı Ürünler: Toplam stok değerinin %70-80’ini oluşturan, ancak ürün sayısının yalnızca %10-20’sini teşkil eden kritik ürünlerdir. Yönetimi en sıkı, sayımı en düzenli olmalıdır.
- B Sınıfı Ürünler: Değerin %15-20’sini, ürün sayısının ise %30’unu oluşturur. Orta düzeyde bir takip yeterlidir.
- C Sınıfı Ürünler: Değerin %5’ini, ürün sayısının ise %50-60’ını oluşturur. Yönetimine en az çabanın harcandığı, daha gevşek takip edilen ürünlerdir.
b. Barkod ve rfid teknolojileri
Stok giriş/çıkış işlemlerini otomatikleştirmek ve insan hatasını en aza indirmek için bu teknolojileri kullanmalısın.
- Barkod Sistemleri: Ürün tanımlamasını hızlandırır ve hatalı veri girişini engeller. Envanter sayım süresini ciddi ölçüde kısaltır.
- RFID (Radyo Frekansı ile Tanımlama): Ürünü fiziksel olarak görmeden veya tek tek okutmadan, toplu halde okumayı sağlar. Özellikle büyük depolarda ve hızlı hareket eden envanterlerde devrim niteliğindedir.
c. Depo yerleşimi (layout) optimizasyonu
Depo içindeki yerleşimi, en sık satılan (A Sınıfı) ürünlerin alım/sevkiyat noktasına en yakın olacak şekilde düzenlemelisin. Bu, toplama (picking) süresini ve işgücü maliyetlerini azaltır.
Stok yönetimi ve taşınır mal uygulamaları genelgesi nedir?
Stok yönetimi ve taşınır mal uygulamaları genelgesi, özellikle kamu kurum ve kuruluşları için Hazine ve Maliye Bakanlığı tarafından yayımlanan, kamudaki taşınır malların (stokların) alınması, kullanılması, kaydı, takibi ve elden çıkarılması süreçlerini detaylıca düzenleyen yasal bir çerçevedir. Bu genelge, 5018 sayılı Kamu Malî Yönetimi ve Kontrol Kanunu’na dayanır ve temel olarak kamunun mal ve kaynaklarının etkin, ekonomik ve verimli kullanılmasını amaçlar.
- Kimi İlgilendirir? Bu genelge ve dayandığı 1 Seri No’lu Taşınır Mal Yönetmeliği, özel sektörü doğrudan ilgilendirmez. Ancak, özellikle stok ve envanter yönetimi alanında çalışan bir uzman olarak, kamudaki resmi ve titiz süreçlerin nasıl işlediğine dair bir fikir edinmen ve yasal terminolojiyi öğrenmen önemlidir.
- Temel Fark: Özel sektörde temel amaç kâr maksimizasyonu iken, kamuda amaç kamu yararı ve yasalara uygunluktur.
- Sürekli Takip: Eğer kamu ile iş yapıyorsan veya bir kamu kurumunda çalışıyorsan, bu mevzuatın (Taşınır Mal Yönetmeliği ve ilgili genelgeler) Hazine ve Maliye Bakanlığı tarafından yayımlanan en güncel versiyonlarını sürekli olarak takip etmelisin. Zira yasal düzenlemeler zaman zaman güncellenebilmektedir.
Stok yönetimi eğitimi nereden alınır?
Stok yönetimi becerilerini geliştirmek için üniversitelerin sürekli eğitim merkezlerinin, özel mesleki eğitim kurumlarının ve online platformların (Coursera, Udemy, vb.) Lojistik, Tedarik Zinciri Yönetimi veya Depo Yönetimi odaklı sertifika programlarına katılabilirsin. Bu eğitimler sana teorik bilgiyi ve güncel yazılımları kullanma yeteneğini kazandırır.
- Üniversiteler: İşletme veya Mühendislik fakültelerinin Sürekli Eğitim Merkezleri, genellikle daha akademik ve kapsamlı programlar sunar.
- Meslek Odaları: Ticaret ve Sanayi Odaları gibi meslek örgütleri, pratik odaklı ve sektörün güncel ihtiyaçlarına yönelik kısa seminerler düzenleyebilir.
- Online Eğitimler: Maliyet/etkinlik açısından en avantajlısı olup, özellikle SAP, Logo, Netsis gibi popüler ERP (Kurumsal Kaynak Planlaması) yazılımlarının stok modüllerine odaklanan eğitimleri alman, iş hayatında sana büyük bir pratiklik kazandırır.
