İşletmelerin başarısı, doğru ürünü, doğru zamanda, doğru miktarda ve doğru maliyetle müşteriye ulaştırmasına bağlıdır. Bu karmaşık denklemin merkezinde ise stok yönetimi yer alır. Etkili bir stok yönetimi, bir yandan operasyonel sürekliliği sağlarken, diğer yandan gereksiz maliyetleri ve finansal riskleri minimize eder. Daha fazlası yazının devamında!
Stok yönetimi nedir?
Stok yönetimi, en yalın haliyle işletmelerin envanterindeki hammadde, yarı mamul ve bitmiş ürünler gibi tüm varlıkların kabulü, depolanması, hareketleri ve takibini içeren tüm süreçler bütünüdür. Doğru bir stok yönetimi, müşteri taleplerini karşılarken gereksiz stok tutma maliyetlerinden kaçınmanı sağlar. Bu, envanterini sürekli olarak izleyip, ne zaman ve ne kadar sipariş vereceğine karar verme sanatıdır diyebiliriz. Örneğin, perakende sektöründe yapılan araştırmalar, etkili stok yönetiminin ortalama %15 ila %20 arasında maliyet tasarrufu sağladığını gösteriyor.
Stok yönetimi ve taşınır mal uygulamaları nelerdir?
Stok yönetimi ile taşınır mal uygulamaları, özellikle kamu ve büyük kurumsal yapılar söz konusu olduğunda, birbirini tamamlayan süreçlerdir; taşınır mal yönetimi, daha çok demirbaşlar ve sarf malzemeleri gibi uzun ömürlü ve tüketim odaklı varlıkların takibini içerirken, stok yönetimi satışa dönük veya üretimde kullanılacak ürünler üzerine odaklanır. Taşınır mal yönetimi, 5018 sayılı Kamu Malî Yönetimi ve Kontrol Kanunu gibi mevzuatlarla belirlenmiş yasal bir çerçevede yürütülürken, stok yönetimi ise genellikle işletmenin kendi ticari ve operasyonel kararları ile yönlendirilir.
Temel Farklar ve Uygulamalar:
| Özellik | Stok Yönetimi | Taşınır Mal Uygulamaları |
| Amaç | Satış veya üretime girdi sağlamak. | Kullanım, koruma ve hukuki sorumluluk. |
| Örnek Varlık | Satılacak cep telefonları, kumaş ruloları. | Bilgisayarlar, ofis mobilyaları, araçlar. |
| Önemli Kavram | Min/Maks Stok Seviyesi, Sipariş Noktası. | Taşınır Kayıt ve Kontrol Yetkilisi, Zimmet. |
| Temel Risk | Stok fazlası (Bayatlama) veya stok eksiği (Talep Kaybı). | Kayıp, çalınma, yıpranma (Değer Kaybı) |
Hangi meslekler stok yönetimi yapmalıdır?
Stok yönetimi sadece depo sorumlularının veya satın alma uzmanlarının işi değildir; envanterin doğru yönetimi, operasyonel verimlilikten karlılığa kadar her şeyi etkilediği için birçok farklı meslek grubunu doğrudan ilgilendirir. Başarılı bir stok yönetimi için tedarik zinciri uzmanları, depo yöneticileri, satın alma sorumluları ve lojistik koordinatörleri bu işi doğrudan yapmalıdır. Ayrıca, finans yöneticileri ve üst düzey yönetim de, stok maliyetleri ve sermaye bağlama durumunu takip etmek için süreçlere dahil olmalıdır. Örneğin, bir üretim planlama mühendisi, üretim çizelgesini aksatmamak için hammadde stoklarını sürekli olarak kontrol etmek zorundadır.
Stok Yönetimiyle İlişkili Temel Meslekler:
- Tedarik Zinciri Yöneticisi: Tüm süreci stratejik düzeyde yönetir.
- Depo / Ambar Sorumlusu: Fiziksel sayım, kabul ve sevk işlemlerini gerçekleştirir.
- Satın Alma Uzmanı: Optimum sipariş miktarını ve zamanını belirler.
- ERP/MRP Uzmanı: Stok takip sistemlerini (yazılımları) yönetir ve veri analizi yapar.
İş yerinize kalifiye çalışanlar arıyorsanız isinolsun.com platformuna tıklayarak dakikalar içinde ilanınızı oluşturabilirsiniz.
Stok yönetimi nasıl yapılır?
Etkili bir stok yönetimi, sadece sayım yapmaktan ibaret değildir; planlama, uygulama ve sürekli analiz gerektiren disiplinli bir süreçtir. Başlangıçta doğru bir sistem kurarak ve ardından bu sistemi düzenli olarak kontrol ederek stoklarını profesyonelce yönetebilirsin. Bu süreç, genellikle 4 ana adımdan oluşur.
1. Stok sınıflandırması ve takip sisteminin kurulması
İlk yapman gereken şey, elindeki stokları kategorize etmek ve takibini sağlayacak bir yazılım altyapısı kurmaktır. Stoklarını, karlılık ve talep yoğunluğuna göre ABC analizi gibi yöntemlerle sınıflandırarak işe başlayabilirsin. A Sınıfı ürünler (yüksek değerli, az sayıda), en sıkı takibi gerektirirken, C Sınıfı ürünler (düşük değerli, çok sayıda) daha basit yöntemlerle takip edilebilir.
- Sınıflandırma: Ürünlerini değerlerine (ABC) veya hareket hızlarına (XYZ) göre ayır.
- Barkodlama/RFID: Her bir ürüne benzersiz bir kimlik tanımla ve fiziksel takibi kolaylaştır.
- Yazılım Entegrasyonu: Stok takibi, sipariş, satış ve muhasebe yazılımlarını birbiriyle konuşur hale getir (ERP sistemi).
2. Optimum stok seviyelerinin belirlenmesi ve talep tahmini
Başarılı bir stok yönetiminin kalbi, ne zaman ve ne kadar sipariş vermen gerektiğini bilmektir. Bunun için güvenlik stoğu, maksimum stok ve yeniden sipariş noktası (Reorder Point) gibi kritik seviyeleri doğru hesaplamalısın.
- Talep Tahmini: Geçmiş satış verilerini, mevsimsellik etkilerini ve piyasa trendlerini kullanarak gelecekteki talebi mümkün olduğunca doğru tahmin et.
- Güvenlik Stoğu: Beklenmedik talep artışları veya tedarik gecikmelerine karşı seni koruyacak minimum tampon stoğu belirle. Bir araştırmaya göre, doğru belirlenmiş güvenlik stoğu, stok tükenmesi riskini %30 azaltır.
3. Fiziksel stok kontrolü ve sayım yöntemleri
Sistemdeki verilerin ile fiziksel stoğunun uyumlu olması şarttır. Bu uyumu sağlamanın en bilinen yolu periyodik sayım yapmaktır. Yılda bir kez genel sayım yapmak yerine, daha pratik ve hatayı hemen yakalamana olanak tanıyan döngüsel sayım (Cycle Counting) yöntemini kullanmalısın.
- Döngüsel Sayım: Her gün küçük bir grup ürünü sayarak, tüm stoğu yıl boyunca sürekli olarak kontrol altında tut.
- FIFO/LIFO Uygulaması: Özellikle son kullanma tarihi olan ürünlerde, İlk Giren İlk Çıkar (FIFO) kuralını uygulayarak ürün bayatlamasını önle.
- Depo Düzeni: Stoğun yerleşimini, en sık hareket eden (A sınıfı) ürünlerin en kolay ulaşılabilecek yerde olmasına dikkat ederek optimize et.
4. Performans ölçümü ve sürekli iyileştirme
Stok yönetiminin bir süreç olduğunu unutma. Kurduğun sistemin ne kadar başarılı olduğunu ölçmek ve sürekli geliştirmek zorundasın.
Kullanman Gereken Temel Ölçütler (KPI’lar):
| KPI (Ölçüt) | Neden Önemli? | İdeal Değer Aralığı |
| Stok Devir Hızı | Stoğun ne kadar hızlı satıldığını gösterir. | Sektöre göre değişir; yüksek olması iyidir. |
| Stok Tükenme Oranı | Müşteri talebini karşılayamadığın durumu gösterir. | Mümkün olduğunca düşük olmalı. |
| Taşıma Maliyeti (Holding Cost) | Depolama, sigorta, eskime maliyetlerinin toplamı. | Düşük tutulması hedeflenmeli. |
Bu ölçütleri takip ederek, belirlediğin sipariş politikalarının ve güvenlik stoğu seviyelerinin ne kadar isabetli olduğunu anlayabilir ve gerekli düzeltmeleri hemen yapabilirsin.
Özet
Etkili stok yönetimi; doğru sınıflandırma ve takip sistemi kurarak başlar. Ardından, talep tahminleriyle optimum stok seviyeleri (Yeniden Sipariş Noktası ve Güvenlik Stoğu) belirlenir. Sürecin devamında döngüsel sayım ile fiziksel kontrol sağlanır ve son olarak Stok Devir Hızı gibi KPI’lar ile performans sürekli ölçülüp iyileştirilir. Bu sayede maliyetler düşerken, müşteri memnuniyeti ve karlılık artar.
