Jandarma, emniyet gibi kolluk kuvvetlerinin, işlerini daha kolay yapmalarını sağlamak amacıyla düzenlenen kimlik bildirim sistemi otel, pansiyon, günlük kiralanan evler gibi konaklama yerleri için kullanılır. Kimlik bildirim sistemi nedir ve kullanım alanları nelerdir gibi soruların yanıtı için İşin Olsun doğru adres!
Kimlik bildirimi sistemi otel, pansiyon ya da huzurevi gibi konaklama kurumları için kullanılan bir güvenlik sistemidir. Hem yerli hem de yabancı turistlere yönelik uygulanan kimlik bildirimi, kişilerin otele giriş, çıkış ve konaklama bilgilerinin alındığı bir güvenlik sistemidir. Bu uygulamadaki temel amaç, kolluk kuvvetlerine yardımcı olmaktır. Bu sebeple, kimlik bildirimi yapmak bir zorunluluktur. Kimlik bildirimi sadece otel gibi yerlere giriş çıkış yapan kişilere değil, işletmenin çalışanlarına da yapılan bir uygulamadır.
Kimlik bildirim sistemi nedir?
Kimlik bildirimi nedir sorusu en basit ifade ile işletme ve konaklama mekanlarında kalacak olan kişiler ve kurum çalışanlarının kimlik bilgilerinin jandarma ve polis gibi kolluk kuvvetlerine bildirilmesi şeklinde cevaplanabilir. İşletmeye gelen yerli ve yabancı turistlerin giriş ve çıkış tarihleri ile konaklama sürelerinin güvenlik güçlerine bildirilmesi işlemine kimlik bildirimi, bu bildirim işlemi için kullanılan uygulamaya ise kimlik bildirim sistemi denir.
1774 sayılı Kimlik Bildirimi Kanunu uyarınca işletme ve konaklama sahiplerinin mekanlarında kalacak yerli ve yabancı turistlerin kimlik bilgilerini jandarma ve polise bildirmeleri yasal bir zorunluluktur. Bununla birlikte, işletme ve konaklama sahipleri aynı bildirimi mekanlarında çalışacak kişiler için de yapmak zorundadır.
Kimlik bildirimi nasıl yapılır?
Kimlik bildirimi, güvenlik güçlerinin asayişi sağlaması için yapılan bir uygulamadır. Kimlik bildirimi nasıl yapılır sorusunun yanıtları ise işletme ve konaklama sahipleri tarafından bilinmesi gereken bir konudur. Bir güvenlik uygulaması olduğundan yasal zorunluluğu olan kimlik bildirimi, 2020 yılı itibariyle online olarak yapılabilir. Çevrimiçi uygulamaların öncesinde, hem çalışan hem de konaklayan kişilerin bilgilerinin işletme tarafından dosyalanıp, muhtara onaylatılarak jandarma ya da polise teslim edilmesi gerekirdi.
İşletmeler için çalışan kimlik bildirim işlemleri yasal bir zorunluluk taşıdığından yasayla belirtilen süre içinde yapılmalıdır. Her türlü işletmeler için bu durum geçerli olsa da otel gibi konaklama yerleri için bu zorunluluk öncelik gerektirir. Bu sebeple de yasal olarak belirtilen sürede çalışan kimlik bildirimi yapılmazsa işletme para cezası alabilir. Çalışanlara ait kimlik bildirimi polis ya da jandarmaya bildirildikten sonra, çalışanın özlük haklarını muhafaza etmek açısından da personel özlük dosyasına eklenmelidir.
İşletmelerin yapması gereken çalışana ait kimlik bildirimi kaç gün içinde yapılır sorusu, işletme sahipleri için önemli bir noktadır. İşletme sahibi ya da iş yerindeki sorumlu görevlinin, çeşitli belgelerin bulunduğu evraklarla beraber bu bildirimi 3 gün içinde yapması gerekir.
Kimlik bildirimi için gerekli evraklar nelerdir?
İşletmesinde çalışmaya başlayacak her personel için işverenin güvenlik ekiplerine kimlik bildirimi yapma zorunluluğu bulunur. Bu bildirimi yapmak için işletmenin gerekli belgeleri toplayıp onaylatması, en sonunda da bu belgeyi gerekli yerlere teslim etmesi gerekir. İşletme sahibinin çalışan kimlik bilgilendirmesi yaparken işletme ya da işletici kimlik bilgilendirmesi yapması da zorunludur.
İşverenin 3 gün içinde teslim etmesi gereken kimlik bildirimi için gerekli evraklar, gerçek kişiler ve tüzel kişiler için olmak üzere ikiye ayrılır. Gerçek kişiler için kimlik bildirme evrakları şunlardır:
- Vergi levhası
- Nüfus cüzdanı fotokopisi
- İş yeri açma ve çalıştırma ruhsatı
- Sorumlu işletici bildirme belgesi
- Dilekçe
- Sistem kullanıcısı kayıt formu
Tüzel kişiler için gereken kimlik bilgilendirme evrakları ise bunlara ek olarak imza sirküleri gerekir. Bu belgeler, polis veya jandarmaya teslim edildikten sonra iş yeri sahibinin e-posta adresine online sisteme giriş yapabilmelerini sağlayan bir şifre iletilir. İş yeri sahibi de bu şifre ile online kimlik bilgilendirme sistemine giriş yapıp çalışanlarının kimlik bilgilerini oraya gönderir.
Gerçek kişiler için gerekli olan kimlik bildirim belgeleri nelerdir?
Gerçek kişiler için kimlik bildiriminde bulunurken gerekli olan belgeler, kimlik doğrulama ve adres tespiti amacıyla talep edilir. Geçerli bir kimlik belgesi sunulmalıdır. Türkiye Cumhuriyeti kimlik kartı, pasaport veya sürücü belgesi olabilir.
Taşınma durumunda, yeni adresin doğruluğunu kanıtlayan kira sözleşmesi veya tapu belgesi de sunulmalıdır. E-Devlet üzerinden yapılacak bildirimlerde, sistem kimlik ve adres bilgilerini otomatik olarak güncelleyebilir.
Fiziksel belgelerle başvuruda bulunmak isteyenler için nüfus müdürlüklerine başvuru esnasında söz konusu belgeler gereklidir. Yabancı uyruklu kişiler için pasaport ve Türkiye’de yasal ikamet izni gibi ek belgeler talep edilebilir. Kimlik bildirimi sürecinde, doğru ve eksiksiz belge sunumu büyük önem taşır; aksi takdirde bildirim süreci tamamlanamayabilir veya gecikmelere yol açabilir. Gerekli belgelerle birlikte yapılan kimlik bildirimi, devletin vatandaşların güncel bilgilerine erişimini sağlar ve böylece kamu hizmetlerinden daha etkin ve hızlı bir şekilde yararlanılmasına olanak tanır. Sağlık, eğitim, güvenlik gibi hizmetlerde kimlik bilgileri hayati bir öneme sahiptir.
Tüzel kişiler için gerekli olan kimlik bildirim belgeleri nelerdir?
Tüzel kişiler için gerekli olan kimlik bildirim belgeleri, ticari ve hukuki faaliyetlerin şeffaf ve güvenli bir şekilde yürütülmesini sağlamak amacıyla büyük önem taşır. Söz konusu belgeler, ticaret sicil müdürlükleri, vergi daireleri ve diğer ilgili resmi kurumlara sunulmak üzere hazırlanır. Tüzel kişiliğin resmi varlığını kanıtlayan kuruluş belgeleri gereklidir. Ticaret sicil gazetesi ilanı, şirketin kuruluşuna dair resmi bir duyuru niteliğindedir ve şirketin yasal olarak tanındığını gösterir. Ana sözleşme ise, şirketin faaliyet alanlarını, ortaklık yapısını ve yönetim şeklini belirten temel belgedir.
Noter onaylı imza sirküleri, şirket adına imza yetkisine sahip kişilerin kimler olduğunu ve ilgili yetkilerini kanıtlar. Tüzel kişilerin faaliyetlerini sürdürdükleri yerin adresini gösteren yerleşim yeri belgesi veya kira sözleşmesi de sunulması gereken belgeler arasında yer alır. Vergi kimlik numarası alınması için gerekli başvuru formları ve vergi levhası da kimlik bildirimi sürecinde istenen belgeler arasındadır. Söz konusu belgeler, tüzel kişilerin resmi olarak tanınmasını ve faaliyetlerinin kayıt altına alınmasını sağlar. Kimlik bildirim belgelerinin eksiksiz ve doğru şekilde sunulması, tüzel kişilerin yasal işlemlerinde aksaklık yaşamamaları açısından kritik öneme sahiptir.
Kimlik bildiriminin yasal dayanağı nedir?
Kimlik bildirim sistemi, 1774 sayılı kanun ile yasal bir zorunluluğa sahiptir. Bu kanuna göre, iş yerinde kimlik bildirimi yapılmayan personelin çalışması yasaktır. İş yerlerinin çalışan kimlik bildirme zorunluluğu 1774 sayılı kanunla belirtildiğinden dolayı, aksi durumlar söz konusu olduğunda işletmenin cezai işleme tabi tutulması gerekir.
1774 sayılı Kimlik Bildirme Kanununun 2. maddesine göre “Otel, motel, pansiyon, han, bekar odaları, günübirlik kiralanan evler, tatil köyü, kamp ve benzeri resmi ve özel konaklama yerleri ile özel sağlık müesseseleri, huzurevleri ve dinlenme yerleri, dini ve hayır kurumlarının sosyal tesisleri” gibi kurumlarda, çalışanları kimlik bildirimlerinin yapılmaması durumunda yüksek cezaların uygulanabileceği bilgisi mevcuttur. Yasada da belirtildiği üzere hem konaklama mekanlarına giriş ve çıkış yapan kişilerin hem de işletmede çalışan kişilerin kimlik bildirme sistemine girişinin yapılması yasal bir zorunludur.
Online kimlik bildirimi yapılır mı?
Online kimlik bildirimi, teknolojinin gelişmesiyle birlikte birçok alanda olduğu gibi kimlik doğrulama süreçlerinde de kolaylıklar sağlar. Çeşitli devlet kurumları ve özel kuruluşlar, online kimlik bildirimi hizmetleri sunarak, bireylerin ve tüzel kişilerin kimlik bilgilerini dijital ortamda güvenli bir şekilde iletebilmelerine olanak tanır. e-Devlet kapısı üzerinden sunulan hizmetler, vatandaşların ve şirketlerin kimlik bildirim işlemlerini hızlı ve etkili bir şekilde yapmalarını sağlar. Online kimlik bildirimi yapmak için bir dizi güvenlik adımı izlenir:
- Kimlik sahibi kişi veya temsilci, e-Devlet kapısına veya ilgili kuruma ait online platforma giriş yapar.
- Daha sonra, kimlik bilgilerini doğrulamak için belirli belgelerin dijital kopyalarının yüklenmesi veya doğrudan sistem üzerinden doğrulanması istenir.
- Bazı durumlarda yüz tanıma veya biyometrik doğrulama gibi ileri güvenlik önlemleri de kullanılabilir. Online kimlik bildirimi, zaman ve mekan sınırlaması olmaksızın 7/24 erişilebilir olması nedeniyle büyük avantaj sağlar.
İlgili süreçlerin güvenli ve kullanıcı dostu olması, kimlik hırsızlığı ve veri güvenliği gibi risklerin minimize edilmesi açısından kritik öneme sahiptir. Böylece, online kimlik bildirimi, geleneksel yöntemlere göre daha hızlı, verimli ve kullanıcı odaklı bir çözüm sunar.
Kimler kimlik bildirimi yapmak zorundadır?
Kimlik bildirimi yapmak zorunda olanlar, genel olarak otel, pansiyon, apart otel, misafirhane gibi konaklama tesislerinin sahipleri ve işletmecileridir. Öğrenci yurtları, öğrenci misafirhaneleri, apartlar ve benzeri konaklama yerleri de kimlik bildirimi yapmakla yükümlüdür. Söz konusu yükümlülük, konaklama tesislerinin güvenlik ve düzenin sağlanması amacıyla misafirlerinin kimlik bilgilerini ilgili kolluk kuvvetlerine bildirmelerini gerektirir. Kimlik bildirimi, elektronik ortamda yapılır ve konaklama yerlerinin bilgileri doğru ve eksiksiz bir şekilde iletmeleri zorunludur.
Yabancı uyruklu misafirlerin bilgileri de pasaport numaralarıyla birlikte bildirilmelidir. Kimlik bildirimi, konaklama yerlerinde kalan kişilerin kimlik ve güvenlik kontrolünü sağlayarak, suçla mücadele ve güvenlik önlemlerinin etkin bir şekilde uygulanmasına katkıda bulunur. Dolayısıyla, konaklama tesisleri, misafirlerin giriş ve çıkışlarını kayıt altına almak ve ilgili bilgileri zamanında ilgili mercilere iletmekle sorumludur. Söz konusu yükümlülüğün yerine getirilmesi, hem misafirlerin güvenliği hem de genel kamu düzeni açısından büyük önem taşır.
Kimlik bildirimi yapılmamasının cezası nedir?
Her işletmenin çalışanları için kimlik bildirimi yapma zorunluluğu vardır. Otel ve benzer konaklama hizmetleri veren işletmeler ve sağlık kurumları için bu durum diğerlerine oranla daha çok önceliklendirilir.
Bu türden işletmelerin 3 günlük yasal süreç içinde belgeleriyle beraber, kimlik bildirimi yapmamanın cezası 2022 yılına göre şu şekildedir:
- 1774 sayılı Kimlik Bilgilendirme Kanununda belirtildiği üzere, bir işletmenin çalışanlarının kimlik bilgilerinin iletilmemesi hususunda uygulanabilen ceza 1,171 TL’dir.
- Bahsi geçen kanunun 2. maddesindeki işletmeler arasında yer alıp emniyet ve jandarmanın sisteminde olmamanın cezası 26.786 TL’dir.
- Bahsi geçen kanunun 2. maddesinde yer alıp kimlik bilgilendirme sistemine anlık bilgi göndermeme ya da yanlış, gerçekle alakası olmayan bilgi göndermenin cezası 28.279 TL’dir.
- Kimlik Bilgilendirme Kanununa göre işletmeler için bu ceza 76 TL olarak belirtilir.
- Kimlik Bilgilendirme Sistemine giriş şifresi almak için işletmelerin verdiği kimlik bilgilendirme belgesinde yanlış bir bilginin olması durumunda da işletme 457 TL ceza alır.
Yasayla belirtildiği üzere sadece kimlik bilgilendirme yapılmaması değil yanlış bilgilendirme yapılması, kimlik bilgilendirme sistemine giriş için istenilen evraktaki bilgilerin yanlış olması gibi durumlar da cezaya neden olur. Bu sebeple işletmelerin kimlik bilgilendirme konusunda dikkatli olması gerekir.
Kimlik bildirimi yapmanın faydası nelerdir?
İşletme ve konaklama sahiplerinin mekanları polis bölgesi ise emniyete, jandarma bölgesi ise jandarmaya yapması gereken kimlik bildiriminin hem işletme için hem de kurumlar adına pek çok faydası vardır.
- İşletmelerin kimlik bildirimi yapmasının öncelikle işletme için maddi bir faydası vardır. Kimlik bildirim sistemine kayıtlı olmamak, çalışanının kimlik bilgisini sisteme göndermemek işletmelerin para cezası almamalarına neden olur.
- Kimlik Bilgilendirme Kanununda yer alan işletmelerin aciliyet durumunun olmasının sebebi, bu işletmelerde konaklama imkanının sunulmasından dolayıdır. Bu konaklama yerlerinde yaşanabilen yasa dışı bir durumda, konaklayan kişilerin kimlik bilgisinin polis ya da jandarmada olması kolluğun suça karışanları daha hızlı yakalayabilmesine destek olur.
- Kimlik Bilgilendirme Yasası güvenlik güçlerine yardımcı olduğu gibi SGK için de kolaylık sağlar. Kayıt dışı istihdamla mücadele etmeye yardımcı olan kimlik bilgilendirme işlemi sayesinde işletmenin sigortasız işçi çalıştırıp çalıştırmadığı da kolaylıkla tespit edilir.
