Ofis Görevlisi Nedir?

Genel anlamda hizmet sektörü olarak adlandırılabilecek geniş bir iş alanında kullanılan ofislerde faaliyetler yürütülürken birtakım ofis işlemlerini de ofis görevlileri üstlenir. Firmalar için olmazsa olmaz bir pozisyon olarak kabul edilen ofis görevliliği, bu nedenle de sıklıkla aranan bir meslektir. Gündelik rutin işleri bütüncül bir şekilde yöneten ofis görevlisi, büro personeli ya da ofisboy gibi isimler ile de anılabilir.

Ofis Görevlisi’nin Görevleri Nedir?

Ofis görevlisinin iş tanımı ve görev, sorumluluk listesi firmadan firmaya değişiklik göstermekle birlikte bazı ortak noktalardan da söz edilebilir. Ofis görevlisinin gün boyu yapması gereken ve rutin olan standart görev tanımları şu şekilde sıralanabilir:

• Firmanın bağlı bulunduğu sektöre ilişkin rutinleri yönetmek,
• Birimler arasındaki iletişimi sağlayıp yöneticiler ile çalışanlar arasındaki koordinasyonu düzenlemek,
• Evrak takibi yapmak ve müşteri irtibatı kurmak,
• İş süreçlerini minimum seviyelere indirmek,
• Zaman tasarrufu ve verimliliği sağlamak.

Kimler Ofis Görevlisi Olabilir?

İşverenler, ofis görevlisi ilanlarında genellikle benzer eğitim düzeyleri talep eder. Ofis görevlisi ya da ofis sorumlusu olabilmek için zorunlu kabul edilebilecek herhangi bir lisans, ön lisans ya da yüksek lisans programı yoktur. Ancak iletişimin yoğun olduğu bu pozisyon için halkla ilişkiler gibi dört yıllık programların yanı sıra büro yönetimi ve sekreterlik gibi iki yıllık programlar da faydalı olabilir. Üniversite eğitiminde bu sayılanlardan farklı bir bölüme sahip olan adaylar için ofis görevliliği merkezli pek çok kurs da yeterlidir. Temel eğitim ile birlikte herkes, ofis görevliliğine uygunluk gösterebilir.

Ofis Görevlisi’nde Aranan Nitelikler Nelerdir?

Yukarıda da belirtildiği üzere firmalar için oldukça hayati bir pozisyon olan ofis görevliliğinde aşağıdaki niteliklerin arandığı ifade edilebilir:

• İletişim fakültelerinden ya da benzer programlardan mezun olunması,
• Sözlü ve yazılı iletişimin etkili bir şekilde gerçekleştirilebilmesi,
• Microsoft Office yazılımlarının yanı sıra temel program ve araçların kullanılabilmesi,
• Analiz becerisinin yanı sıra raporlama konusunda da deneyim gösterilmesi,
• Takım çalışmasına uyum sağlanabilmesi ve iş takibinin düzenli olarak yapılması,
• Yoğun iş süreçlerine dayanıklı olması ve hedef/amaç odaklı çalışması.